Công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và chiếm một phần lớn nội dung hoạt động của Văn phòng, ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý của một cơ quan, là một mắt xích quan trọng trong guồng máy hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành của cơ quan, tổ chức. Hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc một phần không nhỏ của công tác này có được làm tốt hay không. Vì đây là một công tác vừa mang tính chính trị vừa có tính nghiệp vụ, kĩ thuật và liên quan đến nhiều cán bộ, công chức trong quá trình hình thành, phát triển của mình. Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chế độ, đảm bảo giữ bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ và việc lợi dụng sơ hở trong việc quản lý văn bản để làm trái pháp luật, góp phần lớn vào việc thúc đẩy sự phát triển kinh tế và bảo vệ đất nước của mỗi quốc gia.
Một số giải pháp thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ :
Nâng cao nhận thức đối với công tác văn thư, lưu trữ:
Nâng cao nhận thức, ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ và tăng cường trách nhiệm của lãnh đạo Viện, các lãnh đạo Phòng, phải chấp hành đúng các quy định về công tác văn thư, lưu trữ của Nhà nước, của Ngành. Chú trọng công tác quán triệt để phổ biến một số văn bản đã được các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành về công tác văn thư, lưu trữ và các văn bản hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và việc lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ của VKSND tối cao.
Nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ văn thư, lưu trữ:
Cán bộ, công chức được giao soạn thảo văn bản phải bảo đảm về trình tự, thủ tục xây dựng và ban hành văn bản; phải ký nháy/tắt vào cuối văn bản theo đúng quy định; đảm bảo hiệu lực pháp lý (về nội dung và thể thức) của văn bản; thường xuyên làm tốt công tác tự đào tạo tại chỗ cho công chức làm công tác soạn thảo văn bản, đảm bảo kỹ thuật và thể thức trình bày văn bản.
Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin:
Cần thực hiện tốt hơn việc xử lý văn bản qua phần mềm Quản lý văn bản điều hành, tổ chức hướng dẫn thực hiện thao tác quản lý văn bản đi – đến trên phần mềm mới do VKSN Tối cao đang triển khai
Hiện nay, ngoài nhiệm vụ bảo quản an toàn thì việc tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ là tất yếu của lưu trữ lịch sử, lưu trữ hiện hành theo xu thế phát triển của xã hội và hội nhập thế giới. Tài liệu lưu trữ được số hóa và bảo quản bằng file điện tử như PDF. Đây cũng là hình thức lưu trữ đang ngày càng phổ biến ở các thư viện và cơ quan lưu trữ trên thế giới.
Thường xuyên bảo dưỡng, sửa chữa máy photocoppy để đảm bảo công việc sao in, nhân văn bản không bị gián đoạn.
Bố trí kho lưu trữ kiên cố, đảm bảo diện tích, đúng quy chuẩn:
Về lâu dài, kho lưu trữ phải có hệ thống báo cháy khẩn cấp và có lắp đặt hệ thống phòng cháy tự động, hệ thống điện, hệ thống nước, chế độ nhiệt độ, độ ẩm, chế độ ánh sáng, chế độ thông gió. Trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ trong kho cần quan tâm đến những thiết bị: Cặp đựng tài liệu, giá để tài liệu, tủ đựng tài liệu, dụng cụ đo nhiệt độ - độ ẩm, quạt thông gió, máy hút ẩm, máy điều hoà không khí; dụng cụ làm vệ sinh tài liệu như máy hút bụi, máy lọc bụi toàn kho hoặc các phương tiện làm vệ sinh thông thường khác. Đồng thời, cần có những biện pháp, kỹ thuật bảo quản phù hợp như chống ẩm, nấm mốc, côn trùng, mối, chuột... tổ chức lại tài liệu trong kho, xử lý tài liệu trước khi nhập kho, xếp tài liệu trên giá, lập sơ đồ giá trong kho, đưa tài liệu ra sử dụng, kiểm tra tài liệu trong kho. Giải phóng không gian lưu trữ định kỳ hàng năm theo hướng thống kê, lựa chọn ra những tài liệu đã hết giá trị để tiến hành tiêu huỷ.
Thường xuyên kiểm tra, đánh giá công tác văn thư, lưu trữ:
Để đảm bảo công tác văn thư, lưu trữ được thực hiện tốt, ngoài một số biện pháp trên, cần thường xuyên tiến hành việc kiểm tra xem số văn bản tài liệu lưu trữ có đúng quy định, quy trình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ đúng hay không, nếu không đúng thì kịp thời điều chỉnh cho phù hợp. Qua công tác kiểm tra, bộ phận lưu trữ nói riêng và văn thư nói chung sẽ rút ra những mặt còn hạn chế để kịp thời khắc phục, sửa chữa.
Thực hiện chính sách khen thưởng những công chức hoàn thành tốt nhiệm vụ; khuyến khích tinh thần, tạo niềm đam mê, sáng tạo trong công việc. Đồng thời, xử lý nghiêm minh, kiểm điểm đối với công chức vi phạm các quy định về văn thư, lưu trữ, đặc biệt việc đảm bảo các tài liệu mật trong ngành Kiểm sát nhân dân./.
Bài viết - Nguyễn Thị Hoài - VPTH
