Thực hiện kế hoạch số 2896/VKSTC-VP ngày 04/9/2014 của Viện kiểm sát nhân dân tối cao về việc kiểm tra, tự kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2014, Đoàn công tác của Viện kiểm sát nhân dân tối cao do đồng chí Bùi Xuân Ngọc, Phó Chánh Văn phòng làm Trưởng đoàn tiến hành kiểm tra trực tiếp công tác văn thư, lưu trữ tại một số đơn vị trực thuộc Viện kiểm sát nhân dân tối cao và Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương gồm: Viện thực hành quyền công tố và kiểm sát xét xử phúc thẩm tại thành phố Hồ Chí Minh; Phân hiệu Trường Đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ kiểm sát tại thành phố Hồ Chí Minh; Viện kiểm sát nhân dân thành phố Hồ Chí Minh; Viện kiểm sát nhân dân tỉnh Tây Ninh. Thành viên tham gia Đoàn kiểm tra gồm: Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Hành chính, Lưu trữ Viện kiểm sát nhân dân tối cao.
Đoàn công tác làm việc với Viện thực hành quyền công tố và kiểm sát xét xử phúc thẩm tại Tp. Hồ Chí Minh
Nội dung kiểm tra và tự kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2014 trọng tâm là: Việc triển khai và ban hành các văn bản chỉ đạo về văn thư, lưu trữ; cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác văn thư, lưu trữ; công tác tổ chức nhân sự; quy trình thực hiện công tác văn thư, lưu trữ.
Tại Viện thực hành quyền công tố và kiểm sát xét xử phúc thẩm tại thành phố Hồ Chí Minh, đồng chí Nguyễn Văn Sơn, Phó Viện trưởng trình bày báo cáo kết quả công tác văn thư lưu trữ đạt được trong 09 tháng năm 2014. Đơn vị luôn nhận thức đúng vai trò của công tác văn thư, lưu trữ. Đã triển khai kịp thời các văn bản chỉ đạo của Nhà nước và của Ngành đối với công tác văn thư, lưu trữ. Chất lượng công tác văn thư, lưu trữ của đơn vị dần đi vào nề nếp, khắc phục được những mặt hạn chế thiếu sót, nhất là trong các khâu soạn thảo, ban hành văn bản hành chính. Công tác lưu trữ, đơn vị thực hiện tốt việc thu thập tài liệu, chỉnh lý, nộp vào kho lưu trữ của cơ quan, chuẩn bị hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử theo quy định của pháp luật. Báo cáo nêu một số hạn chế, thiếu sót trong thực hiện công tác văn thư, lưu trữ; đồng thời đề xuất kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ của đơn vị.
Đoàn công tác làm việc với Phân hiệu Trường Đạo tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ kiểm sát tại Tp. Hồ Chí Minh
Theo báo cáo công tác văn, thư lưu trữ 09 tháng năm 2014 của Phân hiệu Trường Đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ kiểm sát tại Thành phố Hồ Chí Minh do đồng chí Đinh Xuân Nam, Hiệu trưởng nhà trường trình bày: Thời gian qua, Ban Giám hiệu đã quán triệt đến toàn thể cán bộ, giảng viên Kế hoạch số 13/KH-VKSTC ngày 03/3/2014 của Viện kiểm sát nhân dân tối cao về công tác văn thư, lưu trữ năm 2014; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính (Thông tư số 01), sao gửi văn bản này đến từng phòng, khoa để thực hiện. Chỉ đạo các đơn vị liên quan thực hiện nghiêm túc các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ như: Thông tư số 07/2011/TT-BNV ngày 22/12/2012 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn quản lý văn bản và lập hồ sơ công việc, nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 30/10/2013 của Bộ Nội vụ quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ; Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn bố trí kho lưu trữ. Kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2014 được nâng lên rõ rệt, phục vụ tích cực công tác quản lý, chỉ đạo điều hành của Ban Giám hiệu Nhà trường.
Đoàn công tác làm việc với Viện kiểm sát nhân dân thành phố Hồ Chí Minh
Kiểm tra tại Viện kiểm sát nhân dân thành phố Hồ Chí Minh, đồng chí Nguyễn Nhật Nam, Phó Viện trưởng thay mặt Lãnh đạo Viện báo cáo kết quả công tác văn thư, lưu trữ năm 2014: Thời gian qua, bộ phận văn thư, lưu trữ của Viện kiểm sát hai cấp hoạt động đạt kết quả tích cực. Việc soạn thảo, ban hành văn bản hành chính thực hiện đúng thể thức, kỹ thuật trình bày thẩm quyền theo quy định của Thông tư số 01 và Quy định số 15/QĐ-VKSTC ngày 21/01/2011 của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trong ngành Kiểm sát nhân dân. Viện kiểm sát nhân dân thành phố luôn tăng cường công tác hướng dẫn, kiểm tra nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ đối với Viện kiểm sát nhân dân cấp quận, huyện; kịp thời chấn chỉnh hạn chế, thiếu sót của các đơn vị trực thuộc. Tháng 3/2014, Viện kiểm sát nhân dân thành phố Hồ Chí Minh tiến hành kiểm tra hệ thống sổ quản lý công văn đi, đến; sổ theo dõi, quản lý tài liệu mật; việc quản lý con dấu, hộp thư điện tử, hệ thống máy tính kết nối mạng internet; việc sử dụng máy fax… của các đơn vị trực thuộc và Viện kiểm sát cấp huyện. Xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện thu thập, tiến hành chỉnh lý hồ sơ, tài liệu tồn đọng chưa được lập hồ sơ của các đơn vị để đưa vào lưu trữ. Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị sử dụng thực hiện theo đúng quy định của pháp luật. Công tác tổ chức khai thác hồ sơ, tài liệu bảo đảm nhanh chóng, kịp thời, đúng quy định.
Đoàn công tác làm việc với Viện kiểm sát nhân dân tỉnh Tây Ninh
Đoàn công tác làm việc với Viện kiểm sát nhân dân huyện Dương Minh Châu, tỉnh Tây Ninh
Kết quả công tác văn thư, lưu trữ 09 tháng năm 2014 của Viện kiểm sát nhân dân tỉnh Tây Ninh, đồng chí Viện trưởng Lê Văn Lành đánh giá: Lãnh đạo Viện kiểm sát nhân dân tỉnh rất quan tâm, đề ra nhiều biện pháp nâng cao chất lượng, hiệu quả trong công tác này. Chỉ đạo hai cấp kiểm sát đưa nội dung công tác văn thư, lưu trữ vào Kế hoạch công tác kiểm sát năm 2014; lấy kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ làm tiêu chí bình xét thi đua năm cho cán bộ, công chức. Viện kiểm sát nhân dân tỉnh Tây Ninh thường xuyên kiểm tra, giám sát kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ. Nhắc nhở, chấn chỉnh những sai sót về quy trình, thủ tục, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Kiểm tra chặt chẽ việc xây dựng hồ sơ lưu trữ ngay từ giai đoạn ban đầu đối với từng bộ phận công tác, phát hiện kịp thời sai sót, đảm bảo việc nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hàng năm đúng tiến độ theo quy định.
Đoàn kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ của Viện kiểm sát nhân dân tối cao thực hiện việc kiểm tra, khảo sát tại một số Viện kiểm sát cấp huyện gồm: Viện kiểm sát nhân dân quận 1, Viện kiểm sát nhân dân quận Phú Nhuận (thành phố Hồ Chí Minh) và Viện kiểm sát nhân dân huyện Dương Minh Châu (tỉnh Tây Ninh).
Đoàn kiểm tra Viện kiểm sát nhân dân tối cao ghi nhận những đề xuất, kiến nghị của các đơn vị kiểm tra trực tiếp công tác văn thư, lưu trữ như: Viện kiểm sát nhân dân tối cao nghiên cứu, sớm triển khai ứng dụng phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ, tài liệu lưu trữ để thực hiện thống nhất trong Ngành; tăng cường bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ, quan tâm mở lớp tập huấn nghiệp vụ văn phòng, trong đó có công tác văn thư, lưu trữ; bố trí nguồn kinh phí mua sắm trang thiết bị phục vụ hoạt động văn thư, lưu trữ; đề xuất bổ sung cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ, đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ trong giai đoạn mới.
Qua kiểm tra trực tiếp công tác văn thư, lưu trữ tại một số đơn vị trực thuộc Viện kiểm sát nhân dân tối cao và Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Đoàn công tác ghi nhận ưu điểm, kết quả đạt được của các đơn vị về công tác văn thư, lưu trữ trong thời gian qua. Đồng thời, chỉ rõ những hạn chế, thiếu sót qua nắm tình hình ở cơ sở như: Một số đơn vị thực hiện cập nhật cột mục sổ theo dõi văn bản chưa đầy đủ; chất lượng soạn thảo, ban hành văn bản và thể thức, kỹ thuật trình bày còn sai sót, chưa thực hiện đúng quy định tại Thông tư số 01 của Bộ Nội vụ về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; việc bố trí, sắp xếp, chỉnh lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ tồn đọng chưa kịp thời… Đoàn công tác trao đổi với lãnh đạo đơn vị và cán bộ trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ, giải đáp về những vướng mắc; nêu giải pháp khắc phục những hạn chế, thiếu sót nhằm nâng cao chất lượng công tác, phục vụ tích cực hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo đơn vị trong thời gian tới.
Theo kế hoạch kiểm tra, tự kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2014, Đoàn công tác của Viện kiểm sát nhân dân tối cao sẽ tổng hợp kết quả kiểm tra trực tiếp và tự kiểm tra của đơn vị trực thuộc Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương vào cuối tháng 10/2014, báo cáo lãnh đạo Viện kiểm sát nhân dân tối cao và Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước.
Trường Thanh - Trân Định
