VIỆN KSND TỐI CAO CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
TỈNH BÀ RỊA - VŨNG TÀU
Số: 25/QĐ-VKS-TKTP Bà Rịa - Vũng Tàu, ngày 28 tháng 7 năm 2014
QUYẾT ĐỊNH
Ban hành Quy chế về sử dụng thư điện tử (email) trong hoạt động của
Ngành Kiểm sát nhân dân tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu
---------------------------------------------
VIỆN TRƯỞNG VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN TỈNH BÀ RỊA - VŨNG TÀU
- Căn cứ Luật tổ chức Viện kiểm sát nhân dân năm 2002;
- Căn cứ Luật Công nghệ thông tin năm 2006;
- Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan Nhà nước;
- Căn cứ Chỉ thị số 34/2008/CT-TTg ngày 03/12/2008 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng hệ thống thư điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước;
- Căn cứ Nghị định số 97/2008/NĐ-CP ngày 28/8/2008 của Chính phủ về quản lý, cung cấp và sử dụng dịch vụ Internet và thông tin điện tử trên Internet;
- Căn cứ Chỉ thị 06/CT-VKSTC ngày 05/11/2012 của Viện kiểm sát nhân dân tối cao về việc tăng cường công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong Ngành Kiểm sát nhân dân;
Xét đề nghị của Phòng Thống kê tội phạm và Công nghệ thông tin,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1: Ban hành kèm theo Quyết định này là Quy chế sử dụng thư điện tử trong hoạt động của Ngành kiểm sát nhân dân tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu.
Điều 2: Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.
Điều 3: Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân các Huyện, Thành phố; Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Viện kiểm sát tỉnh và cán bộ, công chức trong ngành Kiểm sát nhân dân tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu chịu trách nhiệm thi hành quyết định này./.
VIỆN TRƯỞNG
Nơi nhận :
- Lãnh đạo viện;
- VKS Huyện - T.phố; (Đã ký)
- Các phòng nghiệp vụ, Văn phòng;
- Lưu TKTP; VT
Lê Thị Đầy
VIỆN KSND TỐI CAO CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
TỈNH BÀ RỊA - VŨNG TÀU
Số: 26/QĐ-VKS-TKTP Bà Rịa - Vũng Tàu, ngày 28 tháng 7 năm 2014
QUY CHẾ
Sử dụng thư điện tử trong hoạt động của Ngành KSND
tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu
(Kèm theo Quyết định số 25/QĐ-VKS ngày 28/7/2014
của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu)
Chương I
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1: Phạm vi áp dụng.
Quy chế này quy định việc quản lý, sử dụng hệ thống thư điện tử trong hoạt động của Ngành kiểm sát nhân dân tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu.
Điều 2: Đối tượng áp dụng.
Quy chế này áp dụng đối với tất cả cán bộ, công chức trong Ngành KSND tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu tham gia khai thác, sử dụng hệ thống thư điện tử phục vụ mục đích công tác và giao dịch hành chính.
Điều 3: Nguyên tắc hoạt động của Hệ thống thư điện tử:
1. Hệ thống thư điện tử của Ngành KSND tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu được xây dựng và sử dụng để gửi, nhận thông tin thư điện tử (mail) qua mạng Internet phục vụ mục đích công tác và giao dịch hành chính;
2. Các thông tin trao đổi qua hệ thống thư điện tử của Ngành KSND tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu được coi là thông tin chính thức trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cán bộ, công chức trong Ngành KSND tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu.
3. Nguyên tắc định dạng.
a) Sử dụng bộ mã tiếng Việt Unicode chuẩn TCVN 6909 – 2001 để thực hiện các nội dung trao đổi trong hộp thư điện tử;
b) Tần suất kiểm tra, trả lời thư điện tử của 02 cấp Ngành KSND tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu tối thiểu 06 lần/ngày vào 07 giờ 30’, 09 giờ, 10h30’, 13 giờ 30’, 14 giờ 30’, 15 giờ 30’ hàng ngày. Các cá nhân, đơn vị nhận thư phải trả lời phản hồi cho bên gửi biết ngay sau khi nhận thư.
Điều 4: Quy định phạm vi hoạt động của thư điện tử.
1. Không được dùng hộp thư điện tử của Ngành KSND tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu vào việc riêng và cũng không dùng để gửi vào các hộp thư điện tử khác và ngoài ngành;
2. Không được dùng hộp thư cá nhân để trao đổi công việc của cơ quan với các email khác như mail. yahoo.com.vn, Gmail..của ngành Kiểm sát.
3. Không lưu chuyển trên hệ thống thư điện tử của Ngành KSND tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu các văn bản, tài liệu mật theo quy định của pháp luật;
4. Các hành vi phát tán thư rác, virus trên hệ thống thư điện tử; các hành vi phá hoại gây ảnh hưởng đến uy tín, danh dự của đơn vị, cá nhân hoặc ảnh hưởng đến hệ thống sẽ bị xử lý theo pháp luật.
Chương II
TỔ CHỨC, SỬ DỤNG VÀ QUẢN LÝ HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ
Điều 5: Việc quản lý, khai thác sử dụng hệ thống thư điện tử.
1. Hệ thống thư điện tử Ngành KSND tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu được thiết lập và vận hành trên hạ tầng kỹ thuật hệ thống thông tin có kết nối với mạng thông tin toàn cầu (Internet);
2. Tất cả các hộp thư điện tử của ngành KSND tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu do Phòng Thống kê tội phạm và Công nghệ thông tin tạo thống nhất và cung cấp cho các đơn vị, cá nhân quản lý sử dụng;
3. Hộp thư của Ngành KSND tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu và cán bộ công chức trong ngành như sau: “Tên cá nhân, hoặc đơn vị @vienkiemsatbrvt.gov.vn” , ví dụ : phamvanminh@vienkiemsatbrvt.gov.vn, vanthu@vienkiemsatbrvt.gov.vn....
Điều 6: Các loại văn bản luân chuyển trên hệ thống thư điện tử.
1. Gửi, nhận qua hệ thống thư điện tử các loại văn bản như:
a) Thông báo;
b) Lịch công tác;
c) Văn bản trao đổi phục vụ công việc giữa các đơn vị trong ngành;
d) Tài liệu phục vụ hội, họp;
đ) Văn bản gửi đến các cơ quan để biết, để báo cáo.
2. Khuyến khích tận dụng hệ thống thư điện tử gửi, nhận các loại văn bản như:
a) Thư mời, giấy mời, Giấy triệu tập;
b) Công văn;
c) Những văn bản chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo;
d) Báo cáo các cấp;
đ) Và các văn bản khác.
Trừ những văn bản thuộc bí mật nhà nước, mật hoặc văn bản cấm lưu hành theo quy định của pháp luật.
3. Những văn bản được chuyển qua hệ thống thư điện tử phù hợp với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy trong giao dịch giữa các đơn vị và cơ quan gửi không phải gửi thêm văn bản giấy; trừ những văn bản tố tụng cần phải có chữ ký và con dấu mới có giá trị pháp lý.
4. Những văn bản khi lưu chuyển trên hệ thống thư điện tử của Ngành KSND tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu phải được thực hiện theo điểm a khoản 3 Điều 3 của Quy chế này.
Điều 7: Trách nhiệm của Thủ Trưởng các đơn vị thuộc Viện tỉnh, Viện trưởng Viện KSND các huyện – Thành phố.
a) Thủ Trưởng các đơn vị trực thuộc Viện tỉnh, Viện trưởng Viện KSND các huyện - Thành phố phải là người gương mẫu thực hiện sử dụng hộp thư điện tử trong công tác quản lý, điều hành và giải quyết công việc. Phân công cán bộ, công chức theo dõi, kiểm tra, thực hiện việc nhận văn bản gửi; kịp thời thông tin báo cáo, gửi nội dung đã nhận đến lãnh đạo Viện, lãnh đạo phòng để chỉ đạo giải quyết công việc. Kiểm tra việc thực hiện chế độ bảo mật, sử dụng hộp thư điện tử đúng mục đích là giải quyết công việc của cơ quan.
b) Phòng Thống kê tội phạm và công nghệ thông tin:
- Có trách nhiệm tạo hộp thư điện tử cho Viện KSND các huyện- Thành phố và các phòng nghiệp vụ Viện tỉnh (địa chỉ Email: “Tên cá nhân, hoặc đơn vị@vienkiemsatbrvt.gov.vn” và hộp thư này chỉ để giải quyết công việc hành chính, công vụ của Viện KSND tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu, không sử dụng vào bất kỳ mục đích nào khác.
Điều 8: Trách nhiệm của người sử dụng thư điện tử.
1. Cán bộ, công chức sử dụng hộp thư của Phòng TKTP và CNTT Viện kiểm sát tỉnh cung cấp phải thường xuyên kiểm tra và trả lời thư điện tử theo thẩm quyền. Xóa các thư điện tử không cần thiết hoặc hết thời gian lưu trữ theo quy định để tránh tràn dung lượng của hộp thư.
2. Người sử dụng hộp thư điện tử có trách nhiệm:
a) Bảo vệ mật khẩu sử dụng hộp thư (mật khẩu nên có ít nhất 8 ký tự, nên có cả chữ hoa, chữ thường và số). Trường hợp bị mất quyền kiểm soát hộp thư hoặc mật khẩu bị lộ phải thay đổi mật khẩu, phải ghi nhớ mật khẩu đã thay đổi và khi chuyển công tác khác phải có trách nhiệm bàn giao lại cho người được phân công thay thế sử dụng;
b) Quản lý và lưu trữ nội dung hộp thư đảm bảo an toàn;
c) Chịu trách nhiệm về những nội dung thông tin mình đưa vào, gửi đi trong hộp thư điện tử theo quy định của pháp luật;
d) Không sử dụng hộp thư của người khác; không để người khác sử dụng hộp thư của mình;
đ) Không thực hiện các hành vi nghiêm cấm được quy định tại Điều 4 của Quy chế này và các hành vi nghiêm cấm khác theo quy định của pháp luật.
Chương III
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 9: Lãnh đạo Viện KSND tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu, Thủ Trưởng các đơn vị trực thuộc Viện tỉnh, Viện trưởng Viện KSND các huyện - thành phố có trách nhiệm tổ chức thực hiện Quy chế này. Trong quá trình thực hiện, nếu có những vấn đề vướng mắc, phát sinh thì phản ánh về Phòng Thống kê tội phạm và Công nghệ thông tin Viện KSND tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu để kịp thời báo cáo Viện trưởng bổ sung hoàn thiện.
Việc sửa đổi, bổ sung Quy chế này do Viện trưởng Viện KSND tỉnh xem xét quyết định theo đề nghị của Phòng Thống kê tội phạm và Công nghệ thông tin, trên cơ sở tập hợp ý kiến của các phòng trực thuộc, Viện kiểm sát nhân dân các Huyện - Thành phố./.
VIỆN TRƯỞNG
Nơi nhận :
- Lãnh đạo Viện;
- VKSND các huyện - T. phố;
- Các phòng trực thuộc, Văn phòng;
- Lưu VT, TKTP.
Lê Thị Đầy
