Công tác lưu trữ tại hai cấp của Viện kiểm sát nhân dân tỉnh BR-VT trong những năm qua đã được Lãnh đạo Viện hai cấp quan tâm, chỉ đạo và đầu tư về cơ sở, vật chất, diện tích kho lưu trữ cũng như trang thiết bị phục vụ cho công tác lưu trữ. Nhờ sự quan tâm đó mà công tác lưu trữ ở cả hai cấp đã đi vào nề nếp, tài liệu lưu trữ đã được sắp xếp, chỉnh lý khoa học, đã được cần nhập trên phần mềm và trên Excel giúp cho việc quản lý và tra tìm thông tin, tài liệu lưu trữ được nhanh chóng, chính xác. Ngoài kết quả đã đạt được thì công tác lưu trữ hai cấp vẫn còn gặp những khó khăn, thiếu sót nhất định như: Diện tích kho lưu trữ tại các đơn vị cấp huyện còn nhỏ, diện tích không đủ nên cũng gây khó khăn cho một số đơn vị trong việc thu thập hồ sơ, tài liệu để bảo quản, cán bộ làm công tác lưu trữ chưa có nghiệp vụ chuyên môn về lưu trữ, hồ sơ, tài liệu nộp lưu còn chưa đúng quy định, chưa quản lý tập trung, thống nhất các hồ sơ tại các bộ phận lưu trữ của cơ quan, các trang thiết bị còn thiếu như: Máy khử trùng tài liệu, máy hủy tài liệu, máy điều hòa nhiệt độ, hộp đựng hồ sơ,………
Để công tác lưu trữ hai cấp của Viện kiểm sát nhân dân tỉnh BR-VT ngày một tốt hơn cần có một số giải pháp sau:
Thứ nhất, lãnh đạo các phòng, các đơn vị cấp huyện có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị, phòng mình vào lưu trữ cơ quan. Trên cơ sở đó lãnh đạo các phòng, các đơn vị cấp huyện phân công trách nhiệm cho từng cá nhân trong phòng lập hồ sơ về những việc mà phòng mình, tổ nghiệp vụ của mình được giao thực hiện. Sau đó tiếp nhận hồ sơ, tài liệu của các cá nhân sau khi công việc đã giải quyết xong và quản lý hồ sơ đó khi chưa đến hạn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan, khi đến hạn nộp lưu thì tổ chức, lựa chọn, kiểm tra việc sắp xếp, đánh dấu bút lục…. và nộp lưu hồ sơ, tài liệu có giá trị vào lưu trữ cơ quan theo đúng quy định.
Thứ hai, các cán bộ, công chức đảm nhận theo từng mảng công việc riêng cần xác định hồ sơ cần lập để chuẩn bị bìa hồ sơ phục vụ cho công việc của mình. Ví dụ như: Hồ sơ về tuyển dụng, hồ sơ các loại án, hồ sơ về tiếp nhận tin báo, tố giác tội phạm, hồ sơ về thi đua, khen thưởng, hồ sơ về nâng lương thường xuyên,.…..thì lập thành hồ sơ bao gồm các tài liệu liên quan theo từng mảng đó.
Thứ ba, bản thân người trực tiếp làm công tác lưu trữ phải luôn ý thức được tầm quan trọng của công việc mình đảm nhận, chấp hành nghiêm đường lối chính sách của Đảng, pháp luận của Nhà nước, nội quy, quy chế của cơ quan. Không ngừng trau dồi học hỏi, nghiên cứu để nâng cao kiến thức, kỹ năng cho bản thân.
Thứ tư, khi cán bộ lưu trữ tiếp nhận hồ sơ nộp lưu, kiểm tra hồ sơ nộp lưu không đúng các quy định về nộp lưu thì cán bộ lưu trữ sẽ trả lại cho phòng hoặc cá nhân đó, đồng thời yêu cầu làm lại cho đúng.
Thứ năm, đưa việc chấp hành chế độ công tác lập hồ sơ, nộp lưu tài liệu lưu trữ là một tiêu chuẩn xem xét, đánh giá thi đua, khen thưởng hàng năm đối với tất cả các cán bộ, công chức trong cơ quan.
Thứ sáu, các đơn vị cấp huyện cần trích một phần kinh phí cho hoạt động của công tác lưu trữ. Quy định này cũng được thể hiện tại điều 39 của Luật lưu trữ năm 2011, trong đó ghi rõ : " Kinh phí cho công tác lưu trữ của cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội được bố trí trong dự toán ngân sách nhà nước hằng năm và được sử dụng vào các công việc sau đây:
a) Xây dựng, cải tạo kho lưu trữ;
b) Mua sắm thiết bị, phương tiện bảo quản và phục vụ việc sử dụng tài liệu lưu trữ;
c) Sưu tầm, mua tài liệu lưu trữ quý, hiếm;
d) Chỉnh lý tài liệu;
đ) Thực hiện các biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ;
e) Tu bổ, lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ;
g) Công bố, giới thiệu, trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ;
h) Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ lưu trữ;
i) Những hoạt động khác phục vụ hiện đại hóa công tác lưu trữ.
Thứ bảy, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ như phần mền quản lý văn bản, hồ sơ giúp cho việc quản lý và tra tìm văn bản, tài liệu được nhanh chóng hơn, hiệu quả hơn.
Trên đây là một số giải pháp nhằm nâng cao công tác lưu trữ ở hai cấp của Viện kiểm sát nhân dân tỉnh BR-VT, rất mong được sự quan tâm, đóng góp ý kiến và sự ủng hộ, giúp đỡ, tạo điều kiện của lãnh đạo Viện hai cấp, các cán bộ, công chức cùng hợp tác với cán bộ lưu trữ để công tác lưu trữ tại đơn vị mình ngày một tốt và hiện đại hơn.
Tin bài – Đồng Thị Huế ( VPTH)
