Công tác lưu trữ là một hoạt động của Nhà nước, bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn liên quan tới việc tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ, phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Công tác lưu trữ ra đời đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội.
Công tác lưu trữ tại VKSND tỉnh BR - VT từ năm 2005 trở về trước còn tồn một khối tài liệu tương đối lớn, đó là những tài liệu bao gồm các loại văn bản, giấy tờ, hồ sơ các loại án có từ khi thành lập Viện kiểm sát nhân dân Đặc khu Vũng Tàu – Côn Đảo ( năm 1979) đến năm 2005. Khối tài liệu đó chưa được sắp xếp, chưa được phân loại, chưa được chỉnh lý. Sau một thời gian; do nhu cầu công việc các phòng nghiệp vụ yêu cầu tìm hồ sơ, văn bản trong khối tài liệu đó; việc tìm kiếm trở nên khó khăn, vất vả và tốn rất nhiều thời gian khi phải mở từng gói hồ sơ tài liệu ra để tìm kiếm.
Năm 2006 được sự quan tâm của Lãnh đạo Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, Văn phòng VKSND tỉnh đã tham mưu cho Lãnh đạo Viện làm tờ trình đề nghị Uỷ ban nhân dân tỉnh BR-VT, Trung tâm lưu trữ tỉnh BR-VT hỗ trợ, giúp đỡ cả về nhân lực và tài chính để chỉnh lý khối tài liệu tồn đọng trên. Trong thời gian khoảng gần 4 tháng, gần hai mươi nhân lực của Trung tâm lưu trữ tỉnh và cán bộ lưu trữ cơ quan VKSND tỉnh đã tiến hành chỉnh lý xong toàn bộ khối tài liệu lưu trữ của cơ quan từ năm 1979 đến năm 2005.
* Kết quả nghiệm thu như sau :
Đã chỉnh lý lập được 18 cuốn mục mục hồ sơ để giúp cho việc quản lý tài liệu chặt chẽ và khai thác, sử dụng nhanh chóng, chính xác.
+ Số tài liệu có giá trị giữ lại :
- Tổng số là 253 mét tài liệu = 1905 hộp = 11.126 hồ sơ ( bao gồm của Viện kiểm sát Đặc khu Vũng Tàu - Côn Đảo, phông tài liệu của Viện kiểm sát nhân dân tỉnh BR-VT; công báo, tài liệu của Đảng, tài liệu của Đoàn thanh niên ).
- Số tài liệu có giá trị lưu giữ lại đã được cho vào hộp và sắp xếp lên kệ sắt theo một trật tự nhất định. Tuy nhiên, còn 555 hộp chưa có kệ để, còn để tạm thời dưới đất trong và ngoài kho. Đến năm 2008 cơ quan chuyển lên trụ sở mới và toàn bộ những cặp hộp hồ sơ, tài liệu nêu trên đã được sắp xếp đưa lên kệ giá, được bảo quản và khai thác, sử dụng hiệu quả.
Trên cơ sở hỗ trợ của Ủy ban nhân dân tỉnh BR-VT, Viện kiểm sát nhân dân tỉnh cũng đã tiến hành chỉnh lý từ khi thành lập đến năm 2016 đối với hai đơn vị có nhiều tài liệu, đó là: Viện kiểm sát nhân dân thành phố Vũng Tàu và Viện kiểm sát nhân Thị xã Bà Rịa nay là (Thành phố Bà Rịa), sau đó lập công cụ tra cứu, mục lục hồ sơ, văn bản.
Sau đợt chỉnh lý toàn bộ khối tài liệu tồn đọng nêu trên thì hàng năm, bộ phận lưu trữ của cơ quan đều tham mưu ban hành công văn yêu cầu các phòng nghiệp vụ nộp lưu tài liệu lưu trữ đã đến hạn, để phân loại, chỉnh lý và quản lý thống nhất. Đồng thời triển khai ứng dụng công nghệ thông tin giúp cho công tác lưu trữ được thực hiện tốt hơn, tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý, khai thác và sử dụng tài liệu được nhanh chóng, chính xác.
Một số hình ảnh về kho lưu trữ VKSND tỉnh BR- VT
Nguyễn Thị Hoài - Văn phòng VKSND tỉnh
